どのような証明・認証を
取得すればいいの?

6種類の代表的な証明・認証

外国に提出する文書に対する証明や認証のタイプのうち、主なものは以下の6種類です。

  1. ①翻訳証明
  2. ②行政書士認証
  3. ③公証人認証
  4. ④アポスティーユ
  5. ⑤公印確認
  6. ⑥領事認証

提出先に確実に受け付けてもらうためには、どのタイプの証明をどのように取得すればよいかを正しく判断する必要があります。
ここでは、正しく判断するための手順をご案内します。
なお、それぞれの証明や認証がどう違うかの詳細については、「アポスティーユ(Apostille)とは」、「アポスティーユ以外の証明・認証」をご覧ください。

提出先機関の指示を確認

まず、一番重要なことですが、証明が必要か不要か、必要ならどのタイプか、どのような体裁で取得するかについては、文書提出先となる海外の政府機関、学校、企業などが、独自に決めます。
イタリア向けだからこの証明というように、国によって決まっていたり、ビザの申請だからこの認証というように、目的ごとに決まっていたりするわけではなく、文書を受け付ける個々の機関が要件を決定します。
したがって、提出する側は、提出先からの指示をよく確認し、何らかの証明が求められているかどうか、求められているならどのタイプの証明か、それをどのような体裁で取得すればよいかをしっかりと把握し、その通りに書類を準備します。

とは言っても、要件を把握する段階において、提出先からの説明を読んでも明確にならないことがあります。
あまり詳しく説明されていないことも多く、また、指示の中で使われる「証明」、「認証」、「公証」、「Notarized」、「Certification」、「Legalization」などの言葉が一般的になじみのない用語であるため、具体的に何のことを言っているのかイメージしにくいこともその原因です。
そのような時には、用語の細かい定義にとらわれ過ぎず、どの証明・認証をどのような体裁で取得すればよいかを、以下の手順で判断しましょう。

STEP1何を取得するか?

まず、文書名を特定します。
文書名には、戸籍、登記簿謄本、卒業証明書など様々なパターンがありますが、これは通常、提出先から明確に指示されます。
次に、その文書の原本に認証を付けるのか、翻訳に付けるのかなどの対象を明確にします。
具体的には、次の4つのパターンがあります。

①原本に取得する
②コピーに取得する
③翻訳に取得する

④原本と翻訳の両方、またはコピーと翻訳の両方

  • ①は、発行された文書の現物に認証を取得します。戸籍、登記簿謄本、卒業証明書などがよく対象になります。
  • ②は、文書の写しを作成し、それに対して認証を取得します。パスポート、運転免許証、在留カードなど、現物を提出できないものや、学位 記などの1度しか発行されない文書(提出すると本人の手元になくなってしまう)には、この方法が使われます。
  • ③は、文書の翻訳に対して認証を取得します。”Certified translation”(証明付き翻訳)を提出するようにという指示は、③に当たります。
  • ④は、原本に(またはコピーに)認証を付けたものと、翻訳に認証を付けたものの、両方を提出するようにとの指示の場合です。

STEP2誰が発行するか?

ステップ2は、必要な認証・証明の種類の特定です。
提出先からの説明に、「アポスティーユ」、「〇〇国領事の認証」などと明確に記載されていれば、その通りに用意します。
しかし、特に翻訳については、”Certified translation”(証明付き翻訳)とだけ記載があり、どのタイプの証明を付ければよいのかがわからないことがあります。
そのような時には、誰(どの機関)が発行する証明が必要なのかを、提出先に問い合わせます。

代表的な証明・認証とその発行機関は、以下の表のとおりです。
証明の信用性は、①よりも②③が、②③よりも④⑤⑥が高くなります。

認証・証明の種類 発行機関 発行機関の属性
翻訳証明 翻訳業者 会社、個人
行政書士認証 行政書士 法律専門家
公証人認証 公証人 法律専門家
アポスティーユ 外務省 日本の国家機関
公印確認 外務省 日本の国家機関
領事認証 外国領事 外国の国家機関

STEP3まとめるか、個別か?

同じ提出先に認証付き文書を複数通提出する場合、ステップ3として、個別に認証を付けるか、まとめて認証を付けるかの検討が必要なことがあります。

たとえば、「認証付きの登記簿謄本英訳と、認証付きの定款英訳」など、複数の翻訳を提出する場合や、「認証付き卒業証明書と、認証付き成績証明書」など、複数の原本を提出する場合です。
上記の2つの例では、次の①と②のいずれの方法も可能です。

①各文書に個別に認証を取得する

②複数の文書をまとめて1通として認証を取得する

どちらの方法を取るかについては、一定のルールはなく、提出先の指示に従うのが基本です。
この点について指示がない場合は、提出先に確認するか、自身で選択する必要があります。
提出先から、それぞれの文書に別々に認証を付けるようにという指示が特になければ、できる限りまとめて取得する方が、認証料金を抑えることができます。

①各文書に個別に認証を取得する

→認証料金が通数分発生する。各文書は個別に仕上がる。

②複数の文書をまとめて1通として認証を取得する

→認証料金は1通分のみ。すべての文書がホッチキス留めされて1つの文書として仕上がる。

下記の表のとおりに発注

以上の手順にしたがって提出先の要件が明確になりましたら、下の表のとおりに当事務所にご発注ください。
提出先の要件で不明な点が残っていましたら、どうぞご相談ください。
豊富な知識と経験に基づきアドバイスさせていただきます。

提出先機関からの指定 お客様の発注方法 当事務所がすること
英訳を提出してください。
(他に指定なし)
英訳のみ発注してください。
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英訳を作成して納品します。
専門の翻訳サービスによる英訳と、翻訳証明を提出してください。 英訳のみ発注し、翻訳証明書が必要であることをお伝えください。
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英訳と、翻訳者がサインした翻訳証明書(無料)を納品します。
文書の原本に/コピーに証明・認証を付けてください。 証明・認証の種類を指定して、認証取得代行をお申込みください。
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お客様に代わって証明・認証を取得して納品します。
文書の翻訳に対して証明・認証を付けてください。 証明・認証の種類を指定して、翻訳と認証取得代行をお申込みください。
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翻訳を準備し(英訳は弊所で、英語以外への翻訳は外注で)、証明・認証を取得して納品します。

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