外国に提出する文書に対する証明や認証のタイプのうち、主なものは以下の6種類です。

1. ①翻訳証明
2. ②行政書士認証
3. ③公証人認証
4. ④アポスティーユ
5. ⑤公印確認
6. ⑥領事認証

提出先に確実に受け付けてもらうためには、どのタイプの証明をどのように取得すればよいかを正しく判断する必要があります。
ここでは、正しく判断するための手順をご案内します。
なお、それぞれの証明や認証がどう違うかの詳細については、「アポスティーユ（Apostille）とは」、「アポスティーユ以外の証明・認証」をご覧ください。

まず、一番重要なことですが、証明が必要か不要か、必要ならどのタイプか、どのような体裁で取得するかについては、文書提出先となる海外の政府機関、学校、企業などが、独自に決めます。
イタリア向けだからこの証明というように、国によって決まっていたり、ビザの申請だからこの認証というように、目的ごとに決まっていたりするわけではなく、文書を受け付ける個々の機関が要件を決定します。
したがって、提出する側は、提出先からの指示をよく確認し、何らかの証明が求められているかどうか、求められているならどのタイプの証明か、それをどのような体裁で取得すればよいかをしっかりと把握し、その通りに書類を準備します。

とは言っても、要件を把握する段階において、提出先からの説明を読んでも明確にならないことがあります。
あまり詳しく説明されていないことも多く、また、指示の中で使われる「証明」、「認証」、「公証」、「Notarized」、「Certification」、「Legalization」などの言葉が一般的になじみのない用語であるため、具体的に何のことを言っているのかイメージしにくいこともその原因です。
そのような時には、用語の細かい定義にとらわれ過ぎず、どの証明・認証をどのような体裁で取得すればよいかを、以下の手順で判断しましょう。

まず、文書名を特定します。
文書名には、戸籍、登記簿謄本、卒業証明書など様々なパターンがありますが、これは通常、提出先から明確に指示されます。
次に、その文書の原本に認証を付けるのか、翻訳に付けるのかなどの対象を明確にします。
具体的には、次の４つのパターンがあります。

• ①は、発行された文書の現物に認証を取得します。戸籍、登記簿謄本、卒業証明書などがよく対象になります。
• ②は、文書の写しを作成し、それに対して認証を取得します。パスポート、運転免許証、在留カードなど、現物を提出できないものや、学位　記などの1度しか発行されない文書（提出すると本人の手元になくなってしまう）には、この方法が使われます。
• ③は、文書の翻訳に対して認証を取得します。”Ｃertified translation”（証明付き翻訳）を提出するようにという指示は、③に当たります。
• ④は、原本に（またはコピーに）認証を付けたものと、翻訳に認証を付けたものの、両方を提出するようにとの指示の場合です。

ステップ２は、必要な認証・証明の種類の特定です。
提出先からの説明に、「アポスティーユ」、「〇〇国領事の認証」などと明確に記載されていれば、その通りに用意します。
しかし、特に翻訳については、”Certified translation”（証明付き翻訳）とだけ記載があり、どのタイプの証明を付ければよいのかがわからないことがあります。
そのような時には、誰（どの機関）が発行する証明が必要なのかを、提出先に問い合わせます。

代表的な証明・認証とその発行機関は、以下の表のとおりです。
証明の信用性は、①よりも②③が、②③よりも④⑤⑥が高くなります。

同じ提出先に認証付き文書を複数通提出する場合、ステップ３として、個別に認証を付けるか、まとめて認証を付けるかの検討が必要なことがあります。

たとえば、「認証付きの登記簿謄本英訳と、認証付きの定款英訳」など、複数の翻訳を提出する場合や、「認証付き卒業証明書と、認証付き成績証明書」など、複数の原本を提出する場合です。
上記の２つの例では、次の①と②のいずれの方法も可能です。

どちらの方法を取るかについては、一定のルールはなく、提出先の指示に従うのが基本です。
この点について指示がない場合は、提出先に確認するか、自身で選択する必要があります。
提出先から、それぞれの文書に別々に認証を付けるようにという指示が特になければ、できる限りまとめて取得する方が、認証料金を抑えることができます。

①各文書に個別に認証を取得する

②複数の文書をまとめて１通として認証を取得する

以上の手順にしたがって提出先の要件が明確になりましたら、下の表のとおりに当事務所にご発注ください。
提出先の要件で不明な点が残っていましたら、どうぞご相談ください。
豊富な知識と経験に基づきアドバイスさせていただきます。